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1.管理組合の一年とは

 組合業務及び会計は年1回開催される通常総会を起点で考えます。例えば、3月末決算(会計年度)と想定すると以下のようになります。

【通常総会】5~6月

 1.標準管理規約では2か月以内、区分所有法では3か月以内に開催。

 2.標準管理規約では総会をするには、少なくとも会議を開く2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに会議の日時、場所及び目的を示して組合員に通知を発しなければならない。

 ※少なくとも会議を開く2週間前とは、例えば開催日が05月20日であれば05月05日付け通知を発する

【半 期】 9月~

 1.事業計画の実施予定を立案し進捗を把握する。

【四半期】 12月~

 1.本年度事業の実施進捗を把握し、着地予想を確認する。

 2.次年度の事業計画を検討する。

【年度決算】3月

 1.小口現金等の実査。小口現金等の手許資産は預金口座に戻し入れる。

 2.未収納者に対し内容証明督促状を送付する。

【期  首】4月~

 1.金融機関の残高証明書の取得。

 2.債権債務の確定。未収納者及び未払者に対し残高確認を送達する。

 3.証憑書類の整理。

 4.帳簿の閉鎖(本決算)。

 5.監事監査の実施。

 6.理事会で決算案及び予算案の承認。

 7.総会開催日を掲示板(所定の場所)に告知する。

 ※標準管理規約 第43条(招集手続き)第2項 招集通知は、対象物件内に居住する組合員及び届出のない組合員に対しては、その内容を所定の掲示場所に掲示することをもって、これに代えることができる。

2.誠実義務等について

 理事会役員には、標準管理規約(平成28年03月改正) 第37条(役員の誠実義務等)及び37条の2(利益相反取引の防止) で規定しています。また、管理受託会社には、標準管理委託契約書 第23条(誠実義務等) で規定しています。

 では マンション管理士はどうか。一般社団法人 日本マンション管理士会連合会 では、管理組合と管理士が顧問契約を締結する場合の 顧問契約書(案) では、

 第12条(誠実義務等)2項 乙は、本業務に関連して、紹介手数料、仲介料、その他謝礼、若しくはその他の対価の支払い又は便宜の供与その他の利益を、甲の承認を経ずに、甲以外の者から収受し、又は供与してはならない。

 結論とて、マンション管理に携わる者はいかなる立場においても管理組合に対し 誠実義務等 を有しているを認識することが必要です。

 →基本契約書「案」(PDF)………業務を定めず時間制とした契約書

 →顧問契約書「案」(PDF)………業務を定め 定額制とした契約書

3.請負契約締結について

 管理組合が業者と請負契約を締結する場合には、必ず注文書及び注文請書を締結すること。業者見積書が理事会で承認された場合、管理受託会社に対し発注指示書を作成し請負契約締結の手続きをする必要があります。請負契約を締結する場合の注意点は下記の通りです。

 1.管理受託会社は、業者発注に際し管理組合に対し誠実義務等を認識すること。

 2.請負工事を行うことができる専門業者に工事を依頼すること。

 3.請負工事に際し一括下請けに委託しないこと。

 →発注指示書 (PDF)………管理受託会社に指示

 →注文書 (PDF)……………理事長名で注文書を作成

 →注文書「控」 (PDF)……同注文書の控え

 →注文請書 (PDF)…………相手方から注文請書を受領

以上